Pasos para presupuestar con éxito un evento de recaudación de fondos
El único inconveniente de un evento de recaudación de fondos es uno que se puede eliminar con una planificación adecuada: el gasto. Con un poco de tiempo y trabajo de campo, por así decirlo, puede poner todo en orden para recaudar dinero para su organización o evento. El siguiente artículo le ayudará a reunir los aspectos más importantes en un único lugar de referencia.
Establezca el objetivo de la recaudación de fondos
Averiguar, específicamente, el propósito de su recaudación de fondos es primordial para los recursos que tendrá disponibles. Supongamos que quieres hacer uso de Internet con una campaña de Kickstarter; antes de ponerla en marcha, debe estar bien concebida. Hay sitios web orientados a ayudar a la gente a recaudar fondos para casi cualquier empresa. Tu objetivo debe estar bien articulado antes de empezar, porque hay bastante competencia por los fondos públicos.
Presupuesto – ¿Cuánto necesita?
Determina cuánto dinero tendrás que gastar para poner en marcha la campaña de recaudación de fondos. Por las mismas razones que lo anterior, te ayudará antes de poner en marcha el reloj de tu campaña de crowdfunding. Puede tardar desde semanas hasta meses en alcanzar su objetivo.
El presupuesto tendrá que cubrir el personal, los gastos de alquiler de un edificio si es necesario, la seguridad, el transporte, la comida/catering, el entretenimiento y mucho más. Piensa en lo que hará que más personas respondan a tu invitación. Por ejemplo, los puestos de dulces y comida azules en el evento podrían ser ese incentivo extra, ya que la mayoría de la gente es golosa. Añade siempre al menos un 10% al recuento final para los excesos de costes.
¿Será necesario el marketing?
Con toda probabilidad, será necesario. Incluso en el caso de un enfoque online, tendrá que diseñar un plan adaptado a su público específico. Al fin y al cabo, son ellos los que decidirán si donan a su causa en lugar de a otras organizaciones de recaudación de fondos.
No ponga todos los huevos en la misma cesta. Acércate a las redes de recaudación de fondos offline, utiliza el marketing de boca en boca, llama por teléfono a las organizaciones, etc.
La importancia de contar con un Consejo de Liderazgo
Estos son los estimados invitados que ya han prometido dinero para su evento, y que ayudarán a animar a otros a hacer lo mismo. A menudo se denominan comités anfitriones y están formados por inversores ángeles, parientes o conocidos adinerados, líderes empresariales locales, directores generales y, si es posible, incluso una celebridad conocida en la zona. No hay que cargarles con nada más que con que se presenten para comprometer su apoyo; la gestión real del evento debe dejarse en manos de usted y de su personal.
Agradecimientos y felicitaciones tras el evento
Los organizadores de eventos a menudo lo pasan por alto. Tómate siempre el tiempo de escribir notas de agradecimiento a las personas que te han ayudado, ya sean los donantes del comité anfitrión, el servicio de catering o tu página de crowdfunding. Es muy útil, sobre todo si vuelves a necesitar ayuda para un evento. Los proveedores y el personal harán un esfuerzo adicional por ti la próxima vez. Ten en cuenta que los donantes suelen prestar su ayuda a las causas, y la mayoría de ellos no reciben un agradecimiento. Recordarán a los que sí lo hacen.