Cómo los propietarios de pequeñas empresas pueden agilizar el trabajo diario
Decir que los propietarios de pequeñas empresas llevan un montón de sombreros proverbiales es quedarse corto. Además de dirigir la empresa día a día, contratan a nuevos empleados, hacen pedidos de inventario, ayudan a los clientes, pagan a los proveedores y a los empleados, y mucho más.
Aunque disfrutas siendo propietario de una pequeña empresa, siempre estás buscando formas de ser más eficiente y eliminar el trabajo pesado. Una forma de hacerlo -y de liberar algo de tiempo en el proceso- es racionalizar la mayor parte posible de tus tareas diarias o semanales.
Teniendo en cuenta esto, echa un vistazo a las siguientes ideas que te ayudarán a ser más eficiente:
Diga «Sayonara» a su tradicional lista de tareas pendientes
Lo más probable es que tenga una lista de tareas diarias repleta de cosas que debe realizar en su empresa. El problema de este tipo de lista es que cada tarea tiene el mismo «valor».
En su lugar, cambia a una «lista de prioridades», que tiene tres valores. Después de crear tu lista, marca con un $ cualquier tarea que genere ingresos para tu empresa; con un 🙂 cualquier cosa que haga felices a los clientes actuales y con un * cualquier cosa que cree un sistema que pueda funcionar por sí mismo.
A continuación, revise la lista y los símbolos, y empiece por las tareas que comparten más símbolos.
¿Se está repitiendo? Ha llegado la hora de la plantilla.
Probablemente envíe a todos los nuevos clientes el mismo tipo de correo electrónico. Lo mismo ocurre probablemente con la bienvenida a las nuevas contrataciones del equipo y con los recordatorios a los proveedores que están atrasados en sus pagos.
Si notas que te repites en tus correos electrónicos, crea una plantilla para cada tipo de mensaje y almacena las plantillas en tu portátil o tableta. Con el tiempo, este paso aparentemente menor puede ahorrarte horas de repeticiones.
Aprovecha el poder de tu smartphone
En este momento, llevas un ordenador de mano que hace mucho más que hacer llamadas y enviar mensajes de texto: tu smartphone también puede ayudarte a pasar el día de la mejor manera posible. Por ejemplo, si tienes un iPhone 5s de Apple o un modelo posterior, aprovecha sus muchas otras funciones interesantes, como el calendario y la alarma, para estar al tanto de todo lo que tienes que hacer.
Además de programar una alarma por la mañana para salir de la cama, puedes programar otras alarmas para diferentes tareas en el trabajo, como reuniones con el personal y los clientes, pedidos de suministros y mucho más. También puedes utilizar la función de calendario para introducir cualquier tarea que se repita, así como otras citas. Al tener todo en tu teléfono en lugar de un calendario de papel o anotado en post-it, será menos probable que te pierdas algo importante y estarás más al tanto de tu agenda.
Reduzca el uso de papel
Imprimir todas las facturas, los correos electrónicos y los documentos importantes no sólo consume una tonelada de papel, sino que también significa que alguien (probablemente tú) tiene que dedicar tiempo a recoger el papel de la impresora, clasificarlo, graparlo y archivarlo.
Una de las formas más rápidas de racionalizar una empresa es analizar el flujo de papel y encontrar formas de reducirlo. En lugar de imprimir una factura importante, cree un sistema de archivos en su ordenador y guárdela allí. A menos que un papel físico sea vital para que usted o un miembro de su equipo hagan su trabajo, considere la posibilidad de dejarlo en su ordenador.
Los minutos pueden sumar horas
Además de ayudarte a sentirte más al tanto de las cosas en tu empresa, agilizar el día a día acabará liberando un valioso recurso: el tiempo. Si renuevas tu lista de tareas, vigilas los correos electrónicos repetitivos, aprovechas al máximo tu smartphone y ahorras algunos árboles, tu pequeña empresa funcionará mejor que nunca y tú también te sentirás más relajado.